2.接听电话要有礼貌
首先应先报自己的单位名称，然后再问对方找谁，如果找的不是你，应代为传呼，不要粗暴地说“他不在！”就挂断了电话，也不要一味地追问对方：“你是谁?”“你是什么单位?”“你找他干什么?是公事还是私事?”等等，这都是极不礼貌的。在传呼时，不要大声叫：“×××，你的电话！”让对方听见了会觉得你没有修养。如果要找的人一时不能来接听，你应代作解释，请对方稍候；如果要找的人不在，你要告诉对方，并热情地询问是否可以代为转告。可以转告就详细做好记录；不要转告，就请对方待会再打来。不要让对方久等，更不要不作任何交代就把电话挂断了，这是失礼的，会损害单位的形象，会影响同事间的关系。
3.要掌握好应诺的态度和语气
打电话看不见对方的表情反应，只能借助对方的应诺声作出判断，如：“啊”、“噢”、“嗯”、“是”、“是吗”等。因此接听电话时应掌握好应诺的语气、音量，态度要热情，语气要柔和。如果语气粗暴或音量过小，对方会认为你不愿意听他的电话，这是有失礼貌的。如因故(如感冒)声音弱，应向对方解释，请对方原谅。另一方面也应从对方的应诺中判断对方是否听清，是否理解，以决定自己是否需重复或进一步解释。不要不管对方是否听清，只顾自己一味地讲下去。
4.遇到不愉快的事应有耐心
接电话一般应由来电话的人先结束谈话，如果对方还没有讲完，你就挂断了电话是很不礼貌的。但接电话有时也可能会遇到一些不愉快的事，那你也应耐心地弄清对方的来意之后，才巧妙而不失礼节地结束谈话。例如来电话的人态度很粗暴专断：“你是谁?快把你们的经理找来！”这时你绝不能用同样的态度去回敬，生气地把电话挂断。你一定要有度量，否则很可能会误事。比如对方因官大、势大、财大而气粗，或因你单位有求于他而气盛，或因你单位的什么事而生气等等，这些人往往是不能得罪的，否则就会影响业务，甚至造成巨大损失。又例如电话来得不是时候，你还有急事要做，而对方谈兴很浓，一时还不想挂断电话，你也应有耐心，在适当的时候打断对方的话头，委婉地告诉对方：“真想和你多谈，可现在有件急事要处理，明天我打电话给你好吗?”不要粗暴地挂断电话。又例如对方对你进行无理纠缠或向你或你的单位推销你们所不需要的商品，你也要委婉谢绝，不要粗暴地挂断电话。再如对方打错了电话，你也不要冲着话筒喊：“搞什么鬼?你打错了！”然后把听筒一摔，这是不文明不礼貌的，遇到这种情况你应先问清对方找什么单位、什么人，如果你知道，你就把号码告诉他；如果你不知道，你就告诉他你是什么单位，请他再查查要找的单位的号码。总之，要理解对方的心情，不要给对方增加不快。