电话礼仪(一)

电话礼仪

  在当今社会,电话已日益普及。特别是在城市里,电话已逐渐进入千家万户。在发达的城市里更有传呼电话和移动电话。打电话已成为最直接、最方便、最省时、最经济,使用最多的通讯手段和交际方式。

  打电话既然是一种交际方式,自然也就要讲究礼仪了。

  1.要选择适当的通话时间

  打电话应以不影响受话人的休息,不干扰受话人的家庭生活为宜。一般来说最好是在上班时间内打往对方的工作单位。如果是休息时间或节假日电话打往家里,则应在白天九点以后,晚上十.点以前(午休时间除外),万一有急需在上述时间以外打电话,则通话后应首先表示歉意,如“×总经理,真对不起,这么晚了打搅您,但事情非常紧急⋯⋯”。

  2.要查清号码准确拨号

  打电话拨号必须准确,弄错了应向对方表示歉意,不能一挂了事。电话拨通后应耐心等候片刻,待铃六七遍后再挂断。否则如果当时对方离电话较长,匆匆赶来,人却挂断了,这是失礼的,会引起对方的不快和不安。

  3.找人要有礼貌

  电话接通后,首先要向对方问好。问清对方单位后,再报出受话人姓名,客气地请求代为呼叫寻找。例如说:“麻烦您叫一下××接电话好吗?谢谢您了!”如果对方询问你的尊姓大名时,一般应如实回答。不要不但不答,反而追问对方是谁,这是很不礼貌的。你实在不愿回答,也应说得委婉些。如果受话人不在,你要留话,可以说:“能不能请您转告他一声,让他给443322的×××回个电话。”你不留话,可以说:“给您添麻烦了,等会儿我再打来。”总之,要遵守“‘你好’开头,‘请’字在中,‘谢谢’结尾”的一般礼貌用语。

  4.通话语言要亲切感人

  写文章是“文如其人”,说话是“话如其人”。打电话虽不见面,但你可以通过语言给对方一个美好的印象,让人觉得你是一个讲.文明、讲礼貌、有修养的人。因此,当受话人找到后,首先应问好并自我介绍,熟悉的人可只报姓名或“老五”、“小李”,不熟悉的人则应报清楚单位与姓名。然后用亲切的带笑的语言(并不是要笑出声来,而是要让对方感觉到你是面带笑容),适中的声音,稍慢的节奏开始交谈。在交谈中语言要精确而又简洁。不精确会造成误会、误听,因而误事;不简洁会因罗嗦而浪费对方的时间,引起对方的不快,这是失礼的。交谈结束别忘了感谢与告别的话。

 打电话要讲究礼仪,接电话同样要注意礼仪。主要有以下几点。

  1.应及时接电话

  听到电话铃响应及时去接。一般来说,在办公室里,电话铃响三遍之前就应接听,三遍以后,就应道歉:“对不起,让你久等了。”如果受话人正在做一件要紧的事不能及时接听,代接的人应作解释:“对不起,×主任正在开会,马上就来,请稍候。”在家里,不能及时接电话也应道歉。如果不及时接电话又不道歉,甚至极不耐烦,这是极不礼貌的行为,会影响工作和业务。如对方因此而生气,就会增加洽谈的困难,甚至改变原来的意向,以致造成损失。

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