同时，在书信中还要正确使用敬语和谦语。如尊称对方的亲人为“令尊”、“令堂”、“令兄”、“令妹”，对自己的亲人则称“家父”、“家母”、“家兄”、“舍妹”等等；称别人的书信为“大札”、“惠书”；称读别人的书信为“捧读”、“拜读”；还有“愚兄”、“贤弟”、“高兄”、“拙兄”等等，使用时不要用错了地方，用错了对象，会弄巧成拙。
此外，还要注意不写错别字，不要因错别字造成误会。
4.祝颂要诚恳
书信的祝颂语，有如朋友告别，互道珍重，也是一种礼貌的表示。祝颂语对长辈常用“敬祝健康”、“恭请大安”等；对平辈常用“祝你健康”、“祝工作顺利”等；对晚辈常用“即问近好”、“望努力向上”等，对组织、对同志(包括不太熟悉的人)的公务信函则常用“此致敬礼”。祝颂语多种多样，可根据实际情况选用，如对教师可用“教安”，对作家、编辑可用“撰安”，在春季可用“春安”等。
祝颂语在写法上有一定的格式要求。一般在正文写完之后，紧接着写“祝你”或“此致”，另起一行顶格写“健康”或“敬礼”等，以示尊敬与礼貌。如正文写完已无空余地方可另起一行低两格写“祝你”或“此致”，再另起一行顶格写“健康”或“敬礼”。也可在正文写完后另起一行低两格写“祝你健康”等。
5.落款要恰当
落款和称呼一样，要根据写信人和收信人的关系而定。如果给熟悉的亲属、朋友，可在名字(不加姓)前加上相应的称呼，如“弟”、“妹”、“儿”、“侄”等。也可在名字前加上谦语，如“愚弟”、“后学”等。写给关系不太密切的人或写给组织的信，则应姓名全写上。如果落款不恰当是有失礼貌的。
6.信封要标准
所谓标准，一是用标准信封，二是书写清晰，文字规范。如果不标准，马虎了草，不但给投递带来困难，而且是不尊重对方的、不礼貌的表现，还会造成对方对你的修养和能力的怀疑。
7.收信后要及时处理 收信后应及时拆阅，对对方提出的问题和请求应明确答复，热情相助，如本人或本单位不能解决，可提供信息，或作解释，致以歉意，以便对方及时另想办法。如遇特殊情况，像长时间出差未归或信在投递途中被耽搁等，未能及时回信也应作出说明，请求原谅。对来信搁置不顾，延误时间，冷淡厌烦，能助而不相助，都是失礼的表现。