外宾参观游览礼仪
中国是一个具有五千多年文明史的国家,在世界上以其悠久的历史和文化而著称。许多外国来宾来到中国,在寻求双方合作、发展的同时,也常常十分渴望了解中国和中国人民,观光游览中国的风土人情,因而组织在涉外活动中,安排外宾的参观游览几乎成为一个不可缺少的内容。做好这项工作,有利于加强组织与国际公众的沟通和了解,增进友谊。
(一)参观游览安排中的礼仪要求
在外宾参观游览活动中,主要涉及两方面人员,一是组织方,二是参观或游览单位,因而,其中的礼仪工作主要包括有:组织方的安排、陪同工作;参观单位的接待工作。
作为东道主的组织方,应做好安排和陪同工作。参观游览前,要事先了解来宾对参观游览的要求、目的、兴趣,有针对性地安排参观游览的项目,根据来宾的愿望和实际情况,作出详细、细致的计划,如参观游览的内容、路线、日程、时间、车辆等,并征求外宾的意见,以示组织方的礼貌和尊重。计划定下后,应事先与参观游览单位联系,请他们配合进行工作。参观游览时,组织方应由身份相当的人员陪同外宾参观游览,并配备翻译为参观游览提供服务。参观游览中,要周到地考虑好外宾的用餐与休息,事先与参观游览单位协商解决,准备好食品、饮料和休息室等。参观游览的地点较多时,应事先告诉外宾每一地点的集合时间、地点、车牌号等,以免走散迷失。参观游览过程中,可制作一面有组织标识的导游小旗以引路。组织方应提供车辆供参观游览之用。
(二)参观游览接待中的礼仪要求
参观游览单位主要是做好来宾的接待工作。外宾到达时,接待单位也应有一定的人员出面陪同,要安排解说员和导游员,这些接待人员要热情待客,耐心、清晰地为来宾讲解。在介绍时要实事求是(特别是参观单位提供的材料、数字要准确,如有需要保密的内容要注意不能泄密。参观项目的基本情况可写成书面资料发给来宾留作纪念和加深印象)。接待人员应对来宾可能提出的问题有所准备,不要一问三不知。如确实不了解或不清楚的,应作解释。如果参观游览的来宾较多,可以分批介绍,或用扩音设备,使前后人员都能听到。一般而言,可以参观、游览的地方可以摄影、录像,如遇到不允许摄影、录像的项目,应事先向来宾说明,也可在现场标有外文的说明标志、提请人们注意。