外事陪同礼仪

外事陪同礼仪

 在国际交往中,外宾初来乍到,作为主人陪同客人在我国参观、访问、学习、洽谈,都是我们应尽的礼节。陪同是自始至终的事,无论是官方陪同还是民间陪同,都不得疏忽大意。要当好陪同,陪同的礼仪不可不知。

  首先,在外宾到来之前,陪同人员就必须做好准备工作。陪同人员可以同我方负责接待的主要领导人一起制定陪同计划。可以根据外宾访问的目的、性质,结合当时国内外的大事,研究外宾可能提出的问题;研究外宾参观访问的项目;其次还要了解客人的意愿与兴趣,以及各自的特点。对身份高的代表团,事先可通过双方的外交机关了解其要求,对一般代表团,可在其到达后,提出方案,共同商定。同时,还要考虑当地的实际情况,如项目、地点是否具备接待外宾的条件,是否需要办理旅行证等手续。选择项目如果具有季节性,要考虑时令是否合适。此外,还要考虑参观访问时间的长短、路途的远近等。

  大致项目选定以后,还应作出详细计划。包括先看什么,后看什么,中间是否休息,参观前有无介绍,参观前后是否座谈,各参观点之间距离远近,徒步前往还是乘车前去等等。

  其次,陪同人员应确切了解外宾抵达的时间,按时到机场迎接,并对外宾的车、行李、宾馆等做出安排。对于他们的旅途劳累,由于时差等而产生的不适反应要予以关心。

  再次,外宾到达后可请团长介绍该团的一般情况,核对入境人数、护照签证、在华停留天数等等。并酌情交待参观访问的注意事项,通知旅行的具体日程。

  在陪同外宾参观访问过程中,陪同人员不宜过多,否则大队人马浩浩荡荡,倒令外宾不自然。指定的陪同人员不能中途离去或不辞而别。向外宾介绍情况时,一般是边看边介绍。介绍情况要实事求是,数字、材料要确切。但涉及要保密的内容则不要介绍。参观项目的基本情况尽可能事先发给书面材料。参观时,对于外宾提出的问题,应区别对象酌情回答,回答时不要过于简单也不要过于繁琐,自己没有把握的问题,不要轻易回答或允诺。陪同人员应主动向外宾介绍地方的历史、建设成就、风土人情、传统工艺以及地方风味等。参观过程中,陪同人员不要只对少数几个人讲述情况而冷落其他人,而应以眼神等表示你在对每一个人讲话;除了照顾好访问的主要外宾,还要注意照顾好其他外宾,不要使参观队伍拉得过长,首尾不接。

  有些外宾对参观内容兴趣大,看得慢,这时应有专人照顾,并做好前原后的联络工作,使大家都看好、听好。同时,如果参观沿途有对外宾表示欢迎的标语、板报等对外宣传品,陪同人员也应该灵活地向外宾介绍。陪同人员还应尽早同下一站用信或电话简略介绍来宾的基本情况和参观要求,到达后再做口头介绍,并了解该地接待准备的情况,提出建议和注意事项供参考。在整个外宾来访期间,对于外宾生活中的困难、要求等都应予以重视,了解客人生活情况和身体状况,及时反映,予以解决。陪同行程中,到客人房间谈话,原则上应两人同去,如客人约找一人交谈,应事先请示,事后汇报。

  最后,外宾离开时要安排好他们的行李、汽车并到机场或车站、码头送行,做好善后工作。

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