外事会见会谈礼仪
会见与会谈是涉外工作中两项联系紧密的活动。身份高的人会见身份低的人称为接见;身份低的人会见身份高的人称为拜会。接见与拜会在我国统称为会见。会谈是指有关方面就一些重大问题交换意见,它的内容较为正式,专业性比较强。
在涉外活动中,我国对外国来访者(包括外国常驻外交使节到任和离任),从礼节和两国关系上考虑,一般均根据双方身份及来访目的,安排相应领导人和部门负责人会见。从会见的内容来说,有礼节性的会见,也有政治性的和事务性的会见。礼节性的会见时间比较短,话题较为广泛;政治性的会见一般涉及双边关系、国际局势等重大问题;事务性的会见则有一般外交交涉、业务商谈等。若会见内容较为正式,又涉及专业问题,则需要双方或多方进行相应的正式会谈。
(一)会见座位的安排
会见通常安排在会客室或办公室。有时宾主各坐一边,有的穿插坐在一起。某些国家元首会见还有其独特礼仪程序,如双方简短致辞、赠礼、合影等。我国习惯在会客室会见,客人坐在主人的左边,译员、记录员安排在主人和主宾的后面。其他客人按礼宾顺序在主宾一侧就座,主方陪见人在主人一侧就座。座位不够可在后排加座。
(二)会谈座位的安排
双边会谈通常用长方形、椭圆形或圆形桌子,宾主相对而坐。以正门为准,主人占背门的一侧,客人面对正门而坐。主谈人居中。我国习惯把译员安排在主谈人左侧,但有的国家让译员坐在后面,一般应尊重主人的安排,其他人按礼宾顺序左右排列,记录员可安排在后面,如参加会谈人数不多,也可安排在会谈桌就座。
如会谈桌一端向正门,则以入门的方向为准,右为客方,左为主方。
多边会谈,座位可摆成圆形、方形等。
小范围的会谈,也可不用长桌,只设沙发,双方座位按会见座位安排。
(三)会见和会谈中的几项具体工作
1.提出会见要求,应将要求会见人的姓名、职务以及会见什么人、会见的目的告知对方。接见一方应及早给予回复,约妥时间。如因故不能接见,应婉言解释。
2.作为接见一方的安排者,应主动将会见(会谈)的时间、地点、主方出席人、具体安排及有关注意事项通知对方。作为要求会见的安排者,则应主动向对方了解上述情况,并通知有关的出席人员。
3.准确掌握会见、会谈的时间、地点和双方参加人员的名单,及时通知有关人员和有关单位作好必要安排。主人应提前到达会见、会谈地点。
4.会见、会谈场所应安排足够的座位。如双方人数较多,厅室面积大,主谈人说话声音低,宜安装扩音器。会谈如用长桌,应事先排好座位图,现场放置中外文座位卡,卡片上的字体应工整清晰。
5.如有合影,应事先排好合影图,人数众多应准备架子。合影图一般由主人居中,按礼宾次序,以主人右手为上,主客双方间隔排列。第一排人员既要考虑人员身份,也要考虑场地大小,即能否都摄入镜头。一般来说,两端均由主方人员把边。
6.客人到达时,主人在门口迎候,可以在大楼正门迎候。也可以在会客厅门口。如果主人不到大楼门口迎候,则应由工作人员在大楼门口迎候,引入会客厅。如有合影,宜安排在宾主握手之后,合影后再入座。会见结束时,主人应送至车前或门口握别,目送客人远去后再返回室内。
7.领导人之间的会见或会谈,除陪见人和必要的译员、记录员外,其他工作人员安排就绪以后均应退出。如果允许记者采访,也只是在正式会谈开始前几分钟,然后统统离开,谈话过程中,旁人不要随意进出。
8.会见时招待用的冷饮,各国不一。我国一般只用茶水,夏天加冷饮。如会谈时间过长,可适当上咖啡或红茶。
一般官员、民间人士的会见,安排大体与上相同,也要事先申明来意,约妥时间、地点,通知来人身份和人数,准时赴约。礼节性会见,一般不要逗留过久,半小时左右即可告辞。除非主人特意挽留。日常交往,客人来访,相隔一段时间后,应予回访。如果客人为祝贺节日、生日等喜庆日来访,则可不必回访,而在对方节日、生日时前往拜望,表示祝贺。