股东年会礼仪
股东是组织的投资者,是组织的“财源”。所谓“财源”,是指对于股份制组织来说,其资金主要来自股东的集资。同时,因为股东对组织进行了投资,所以,也就享有了对组织的监督管理权力。股东是组织的特殊的、重要的公众,与组织的利益休戚相关。所以,一般情况下,组织一年一度要召开一次股东年会,向股东汇报一年来组织的经营状况、重大决策、人事任免等情况,以求得股东的理解和信任支持,这也是组织与股东直接沟通的一种重要方式,所以,开好股东年会十分重要。
那么,股东年会上有哪些必须注意的公关礼仪呢?
当股东年会的准备工作就绪后,在召开之前应向股东发出通知书或邀请信,让股东作好准备前来出席。还可以通过报纸、广播、电视发出通知,广而告之,以示组织的诚意与郑重其事。
股东大会会场的位置应该选择交通便利、环境安静、舒适,设备较齐全的地方。会场的气氛应亲切、隆重,场内悬挂横幅“××股份公司××年度股东代表大会”。主席台前放置鲜花。桌椅座位可呈圆桌排列或面对主席台方向排列。桌上备有茶点、水果。
股东进场时,会务人员应在门口迎候,并设置签名簿,分发年会的有关资料。有条件的组织还可赠送一些公关小礼品,表示欢迎。
进行股东年会一般程序时的礼节有:首先,由会议主持人宣布会议开始;然后,应由组织的领导人(总经理)代表本公司作年度工作报告,向股东代表汇报一年来的公司业绩、经营状况、重大决策、人事变动等情况,以及提出下一年度的工作计划和本年度股票分红的讨论方案。年度报告要做得实事求是,态度诚恳,用事实和数据说明问题,以求得股东们的了解和信任。并对股东们一年来给予组织的支持和关心表示感谢;接下来,就上述有关问题听取股东们的意见,形式可多样,如可请股东代表上台发言等。听取股东意见时,要认真虚心,不要随意打断股东的发言;其后,组织领导人做总结性发言;对股东们的积极设想和建议应予以采纳和表示感谢;对大家提出的有关问题进行回答;宣布本年股票分红的正式方案;最后,由主持人宣布会议结束。会议结束后,应请股东代表们先离场。会议日程一般二天。会议期间可邀请新闻机构的记者参加,以便通过媒介来进一步与广大股东沟通信息。