(二)下达行文的礼仪
1.要树立尊重下级的观念
各种下行公文在行文(包括格式、结构、语言)上要为受文单位着想，给阅读者提供方便。如标题要明确；发文字号和成文日期要准确；叙述事实要把时间、地点、人物、数据、事例和背景交代清楚；指示要切实可行；通知要具体明白；通报要准确无误，防止产生副作用，给下级机关造成不必要的麻烦；对下级请示应根据政策规定和实际情况及时准确地作出批复。此外，下行公文常常采用条文结构，以便下级在执行时逐项贯彻落实。这一切都是体谅下级尊重下级的表现。
2.要遵守行文规则
“向下级机关的重要行文，应当同时抄送直接上级机关”。“部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文”。“上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。”《国内行政机关公文处理办法》的这些规定必须严格执行，这是彼此尊重的具体表现。