会议前的准备
每一次召开会议都有特定的目的任务和特定的议题。所以，会议主持人必须做好准备。
会议的步骤包括会议议程、程序、日程等。议程是指对会议已确定的议题列出的先后顺序，是程序的基础；程序是对会议各项活动，包括各种仪式、报告、发言、有特色的活动等，按先后次序做出的安排；日程是对会议活动逐日做出的安排，是程序的具体化。了解了这一切，我们对会议的主要内容和基本规模就做到了心中有数，为准确地拟写和发送会议通知打下基础。
根据会议的步骤和领导的意图。我们要准确及时地拟定与会人员范围或名单并呈报会议组织者最后圈定，然后按照所圈定的范围拟发会议通知。
会议通知的格式是《秘书学》讨论的问题，我们不多讨论。但会议通知的内容是必须清楚的，它必须写明开会的时间，开会的地点，会议的主题及参加者等。为了使会议参加者能对自己的工作作好安排，有的会议还应写明闭会的时间。发会议通知要提前一定的时间，以便使会议参加者能有所准备。根据会议的内容和参加者的范围，会议通知可采用张贴，也可采用寄、送的方式，寄会议通知时最好能在信封上写明“会议通知，收到急转”的字样，以免中途耽搁。对在外地的会议参加者，有关住宿和车旅费报销等问题都应一并写明，以免造成不应有的麻烦。
寄发的通知，结尾要写明举办单位，注明联系处电话号码。为了慎重起见，通知正文与落款之间可以写上“请准时参加”的字样。然而，有的公务人员因为浅薄无知，竟然还要加上一句威胁性的话，说是“不得缺席，否则后果自负”，这就把自己和会议本身的价值全给贬低了。
此外，“通知”是发给下属的文件，它的使用范围只能是会议举办单位的下级机关和个人。如果会议同时还要邀请兄弟单位的人员参加，我们只能另发“请柬”，或使用公文中的平行文体“函”；如须上级领导到会场指导，当然就更不能使用“通知”了，我们应当使用“报告”或“请示”。不能因为我们工作上的失误，给事业造成损失。