文明礼貌的语言是滋润人际关系的雨露，是沟通组织与公众关系的桥梁，是维系交谈者双方良好关系的纽带。没有文明礼貌的语言，很难想象人与人之间能和睦相处，交谈能深入下去。
说话的文明礼貌，在一定程度上，标志了一个社会的发达程度，反映一个单位的精神面貌，也体现着国家公务人员的情操、道德。
尽管各个时代各个国家的道德规范不尽相同。任何一个社会、一个组织历来都十分注意语言的文明礼貌。我国早在《论语》中，就有了关于礼貌的论述。所谓“君子所贵乎道者三”中，就有一“道”是“出辞气，斯远鄙倍矣”。意思是：说话时，要多考虑言辞和口气，就可以避免粗野和错讹。把文明礼貌语言提高到“道”的高度，可见看得有多重。
文明礼貌的交谈，总的来说，就是要做到“和气、文雅、谦逊”。尽管公务人员、各行各业的工作人员的组织性质不同，从事工作的目的不同，但在交谈中，都应该做到：语气亲切、柔和，语调高低适中，语速快慢适当，勤用敬称、敬词、敬语，慎用比喻、借代，言辞委婉含蓄，用词简洁达意、明白清楚，这样才能表达一方对另一方的信任敬重，能“化干戈为玉帛”，有益于组织形象的树立，而且也有益于缩短双方的心理差距，使双方感情融洽，促进事业的成功。决不要讲粗话、脏话，不强词夺理，不恶语伤人。还要学会运用日常生活的礼貌语言。如：
初次见面说“久仰”；久未联系说“久违”；等候客人说“恭候”；客人到来说“光临”；看望别人说“拜访”；欢迎购物说“光顾”；起身走时说“告辞”；中途先走说“失陪”；请人勿送说“留步”；陪伴朋友说“奉陪”；请人批评说“指教”；求人解答用“请问”；请人指教说“赐教”；请人指正说“雅正”；赠送作品说“斧正”；对方来信说“惠书”；向人祝贺说“恭喜”；赞人见解用“高见”；请人帮助说“劳驾”；托人办事用“拜托”；麻烦别人说“打扰”；求人方便用“借光”；物归原主说“奉还”；请人谅解说“包涵”。
3.表情要微笑
罗曼·罗兰曾说：“面部表情是多少个世纪培养成功的语言，比嘴里讲的更复杂到千百倍的语言。”人际关系专家常常告诫人们：“一副好的脸孔就是一封介绍信。”雨果曾说：“笑就是阳光，它能消除人们脸上的冬色。”
人的面部可以作出多种多样的表情，每种表情又包含着一定的信息，它往往是讲话者情绪变化的显示仪或思想表达的暗示器。
交谈中表情语的作用是奇妙无穷的。特别是作为面部表情之一的微笑，更具魅力，它是一种很好的交流工具。通过微笑，可以显示出一个人的思想、性格和感情。它往往在一瞬间，就能使双方得以沟通，建立友谊、融洽关系，助你事业成功。如希尔顿旅馆的“微笑服务”，就使它的生意越做越好，长盛不衰，誉满全球。
面带微笑的交谈，可使听众感到信任和亲切，活跃交谈气氛。当对方有不友善的表情时，你可通过微笑让他重新认识你。
笑的表情更有讲究。不同的笑，显示着不同的思想态度和感情色彩，也产生不同的影响。要使交谈取得良好效果，就要有健康的笑，要笑得坦诚自然，笑得真切，给交谈双方带来真正愉快，我们绝不能像金庸笔下的韦小宝那样，在师父面前用假笑来骗取信任，在康熙皇帝面前施展不同的笑脸以博青睐，虽然取得一时的成功，实则是活生生的无赖表现。
了解了交谈的要求和方法方面的礼仪之后，那么具体到交谈时，还应注意一些什么呢?