随着市场的正规化，采购流程也应该相应规范起来，不要相信口头约定，不要依靠经验主义。把采购过程合同化、表格化，能提高效率，节省人力和金钱。
连锁店采购需签约
支招人／孙石稳
酒店采购一定要有专人监管，而且这种监管是要有持续性的。而作为连锁店的总厨，不可能天天盯在厨房里等着验收萝卜白菜。而且因为客源集中，原料用量大，如果哪一天供货断档，对酒店的损失是很大的。必需要有稳定的供应商。
随便选一个供应商日送日结账显然不行。为了制约供应商定期结账也不太理想。因为有一次我们遇到过这样的情况。一个送高档食材的供应商送的货物出现了质量问题，影响了当天的销售，这批不合格的货物肯定是要退回且不结账了，但是给酒店造成的损失（少卖这部分菜品，会减少一两万的营业额，同时也影响了酒店在新老客户心目中的印象，以致于影响了他们下一次就餐地点的选择）也是非常大的。本来以为等到周末一起找供应商“算账”的（货款每周末结一次），结果出事那天正好是周一，供应商也知道这次的失误惹到酒店了，于是还没等到周末“算账”，第二天供应商就消失了，周一的货款也不要了。因为他深知他造成的损失哪里是一天的货款可以弥补的呀！这下可坏了，不仅没有把周一的损失找到责任人赔付，还把接下来几天的货源给断掉了，严重影响菜品供应，从而造成了更大的损失。
从那以后我们得出了经验教训，找相对固定、正规的供应商，跟他们签定合同，并让对方交付一定数量的抵压金（一般为几万元）。供应商保证每天按时按质按量地送货，酒店保证定期按数结清货款。但是如果遇到产品质量问题，供应商要及时无条件退换，并因此给酒店造成的损失进行经济赔偿。
这种方法一经试行，总厨在采购验货方面牵扯的精力就少了很多，只要定期到各酒店抽查—下就可以了，采购商在合同的约束下从不误事。